eRechnung

Die E-Rechnung 2026: Wo stehen wir und was ist jetzt zu tun?

Die Digitalisierung der Buchhaltung hat einen Namen:
E-Rechnung. Während viele Unternehmen 2025 noch mit der Umstellung beschäftigt waren, ist die elektronische Rechnung im Jahr 2026 zum Standard im B2B-Verkehr geworden. Doch die Übergangsfristen laufen – wer jetzt nicht handelt, riskiert den Vorsteuerabzug.

Was genau ist eine E-Rechnung?
Vergessen Sie das klassische PDF. Eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz (meist im XML-Format), der maschinell ausgelesen werden kann. Zulässige Formate sind insbesondere XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 sowie alle Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Das bekannteste hybride Format ist ZUGFeRD, das für das menschliche Auge wie ein PDF aussieht, im Hintergrund aber die notwendigen XML-Daten mitschickt. Rein technische Formate wie die XRechnung bestehen hingegen nur aus Code.

Der Status Quo 2026: Die Empfangspflicht gilt für alle
Seit dem 1. Januar 2025 gibt es keine Ausreden mehr: Jeder inländische Unternehmer muss in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Das gilt auch für Kleinunternehmer oder Vermieter von Gewerbeimmobilien. Eine Zustimmung des Empfängers ist für den Erhalt einer E-Rechnung nicht mehr erforderlich.

Wer muss senden? Die Übergangsfristen im Überblick
Während der Empfang sofort Pflicht wurde, gewährt der Gesetzgeber beim Versand eine gestufte Einführung:

1. Bis Ende 2026: Unternehmen dürfen weiterhin Papierrechnungen und „sonstige Rechnungen“ (wie einfache PDFs) versenden, sofern der Empfänger zustimmt.

2. Ab 2027: Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 3 UStG von über 800.000 € im Vorjahr wird der Versand von E-Rechnungen im B2B-Bereich zur Pflicht.

3. Ab 2028: Die volle Sendepflicht gilt für alle B2B-Umsätze.

Zusammenfassung: Das Wichtigste für Ihr Unternehmen
Im Jahr 2026 befinden wir uns in der entscheidenden Übergangsphase. Während Sie bereits jede E-Rechnung Ihrer Lieferanten akzeptieren und digital archivieren müssen, haben Sie beim Versand Ihrer eigenen Rechnungen noch eine letzte Schonfrist bis Ende des Jahres (bzw. 2027 bei einem Gesamtumsatz von höchstens 800.000 € im Vorjahr).

Wichtig:
Ein einfaches PDF ist im rechtlichen Sinne keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“, die nur noch mit explizitem Einverständnis des Kunden versendet werden darf.

Die Fakten-Checkliste zur E-Rechnung

• Empfangspflicht: Besteht seit 01.01.2025 für alle inländischen B2B-Unternehmen (ohne Ausnahme für Kleinunternehmer).

• Zustimmung: Der Empfänger muss dem Erhalt einer E-Rechnung nicht mehr zustimmen. Für PDFs und Papierrechnungen ist die Zustimmung in der Übergangszeit hingegen weiterhin nötig.

• Zulässige Formate: XRechnung, ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) oder Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen.

• Archivierung: E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen digitalen Format 8 Jahre lang revisionssicher (GoBD-konform) gespeichert werden. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus.

• Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise können weiterhin als „sonstige Rechnung“ (z. B. Papier) ausgestellt werden.

• B2C-Bereich: Rechnungen an Privatpersonen sind von der E-Rechnungspflicht derzeit nicht betroffen.

Sie haben Fragen zur technischen Umsetzung oder zur GoBD-konformen Archivierung? Als digitale Kanzlei unterstützen wir Sie überregional bei der Einführung Ihrer E-Rechnungs-Prozesse. Lassen Sie uns Ihre Buchhaltung gemeinsam zukunftssicher aufstellen.